La pantalla de "Clientes Individuales" abre desde el menú "Clientes" (en la interface del usuario en inglés usted puede presionar las teclas de atajo Ctrl+G en el escritorio de LPF).
Por Favor note que todos los campos obligatorios en el Loan Performer tienen un fondo de color amarillo. El usuario no podrá guardar los datos ingresados de un cliente si deja estos campos vacios.
Detalles adicionales del cliente pueden ser registrados desde las etiquetas varias indicadas en el formulario como se señala a continuación:
Identificación
Dirección
Datos Personales
Otros Detalles
Detalles de Ahorros
Empleados
Historial de Ingreso
En la página principal el usuario registra los datos en los siguientes campos:
· Agencia o Sucursal
Éste es el código de una Agencia de su organización a la que el cliente pertenece. (Si no hay ninguna agencia, es el código de su organización). Los códigos de la agencia no son modificables y son asignados a la organización con la Licencia.
A menos que usted tenga una licencia corporativa o una licencia para una administración centralizada de datos (los datos de todas las agencias mantenidas en una sola base de datos), su opción se limitaría a sólo un código de la agencia.
En la versión de la demostración del Loan Performer el código de la agencia es la abreviación DB (Demostration Branch).
· Código de Registro
El programa asigna automáticamente un nuevo código de registro a cada nuevo cliente. Es una combinación de un código de la agencia y un único número en serie de cinco (5) dígitos (el número máximo de grupos es 99999), desplegado en la pantalla.
Usted puede modificar el número en serie en el ingreso de un nuevo cliente. En este caso, Loan Performer verificará si el número especificado no se ha usado previamente para el mismo tipo de cliente. Si no es así, le permitirá proceder
· Número de Cuenta de Ahorro.
Éste es un número en serie único de cinco (5) dígitos, (normalmente igual que el número del registro), asignado automáticamente, pero modificable (aunque nosotros recomendamos fuertemente - no hacerlo). En caso de modificación, Loan Performer verificará para asegurar que el número escogido es único.
Por favor, recuerde, un número de cuenta de una cuenta cerrada nunca puede asignarse a un nuevo cliente. Los nuevos clientes siempre deben obtener un nuevo registro y número de cuenta.
Por favor note que después de guardar los datos de un cliente, usted no podrá modificar el código de la agencia, registro y número de cuenta de ahorros para este cliente. ¡Por favor ingrese los datos cuidadosamente y siempre asegúrese de que son los correctos!.
· Nombre de Clientes
Cuando se ingresan los datos del nombre del cliente nuevo, el usuario encontrará 3 campos etiquetados como: Primer Nombre (Obligatorio) para un nombre, Segundo Nombre (Opcional) y Apellido (Obligatorio). Cada uno de estos espacios puede contener hasta un máximo de treinta (30) caracteres.
Tome en cuenta que para algunos informes el formato de orden será: apellido-coma-Primer nombre-coma-Segundo nombre.
Entonces, por ejemplo, para un cliente que se llame Juan Manuel (nombre) González (apellido), en el informe la presentación sería: "González, Juan, Manuel".
Los Clientes Individuales se registran bajo sus propios nombres, lo que significa que una Cuenta de Ahorro puede ser abierta a nombre de una sola persona, aunque sea una cuenta compartida. La Cuenta Compartida es una cuenta individual que posee un segundo dueño. Una cuenta a nombre de, por ejemplo, el Señor y la Señora Ramírez NO es posible, uno de los dos señores debe ser registrado como el dueño de la cuenta con la misma a su nombre y el otro cónyuge se registra como el segundo dueño de la cuenta en la página de “Detalles de Ahorros”.
· Título
Campo de "Título de Cliente", el usuario puede usar descripciones como: Sr., Sra., Srita., Lic., Dr., Ing., y otros. Estos son los nombres de los títulos que se especificaron desde Archivo de Apoyo/ Nombres de Títulos.
· Fecha de Registro
La "Fecha de Registro" es un campo obligatorio. Es la fecha cuando el cliente fue registrado con la organización. Ninguna transacción anterior a esa fecha va a ser autorizada.
· Sexo
El campo del sexo es el estado del género del cliente que es un campo predefinido con dos opciones para seleccionar. Estas opciones se seleccionan de una caja de texto que despliega una lista que puede ser: Masculino o Femenino (M o F), según corresponda
Revisar en clientes existentes
Cuando se registra un nuevo cliente, el usuario podrá siempre revisar si la misma persona o un cliente con características similares no existe ya en su base de datos.
Registre alguna de la siguiente información le ayudará a revisar: Código del Cliente, Número de Cuenta, Nombre, Número de Referencia, Número estadístico o el número de identificación. Presione el botón de Cliente Existe? y elija la búsqueda apropiada (dependiendo de la información que usted ingrese).
Si hay un registro con el parámetros que usted ingresó, se desplegará en la pantalla. Si no, usted tendrá el siguiente mensaje: "No se encontraron datos que igualen los criterios".
Para Guardar los datos de los Clientes Individuales
Después de ingresar todos los datos de los clientes, haga click en el botón "Guardar". La Pantalla de "Cuotas de Matrícula" se desplegará, donde el usuario puede ingresar los honorarios de registro y gastos de papelería.
En esta pantalla están los siguientes campos:
- "No. de Transacción": Código de Transacción no modificable, asignado automáticamente por Loan Performer para cada transacción entrante. Está conformado por tres (3) dígitos por el año, un "slash" y seis (6) dígitos por el número de serie. Este código es una llave de control para el monitoreo de transacciones.
- "Fecha": La fecha de transacción. En este caso, la fecha del pago de los honorarios o cuotas de matrícula.
- "Vale": El número de documento para confirmar el recibo (el gasto) de dinero.
- "Cuotas de Matrícula"/"Cuotas de Papelería": Los montos de honorarios que el usuario le cobra a el cliente.
Los montos por defecto (montos que usualmente se pagan) de cuotas de matrícula o cuotas de papelería, se pueden poner en Sistema/Configuración/Registro Parte 1.
Por Favor note que al ingresar datos usted solo será capaz de ingresar montos iguales o mayores a los que están puestos en la configuración.
Si usted no hace cargos por cuotas de matrícula, solo deje los montos en "cero". Para montos de "cero" no se hacen registros en el Libro Mayor.
- "Seleccione Cuenta de Efectivo": Si el usuario ha definido previamente su propia Cuenta de Efectivo en Sistema/Configuración/Cuenta de Efectivo, aquí usted puede seleccionar desde la lista que se despliega una apropiada cuenta de efectivo para registrar las cuotas de matrícula/papelería. Esto es sólo importante si el usuario tiene activado el registro de transacciones financieras hacia el Mayor General en el menú en Sistema/Configuración/Contabilidad.
Para guardar la información, presione el botón "Guardar". Para cancelar el ingreso de los datos de cliente, presione el botón "Cierre."
Por favor note que presionando "Cierre" se cancelará todos los datos del cliente ingresados en la pantalla "Clientes Individuales" previamente. Si usted no quiere que esto pase, presione "Guardar" para guardar al cliente en su base de datos (aún cuando las cantidades son de cero).
Para Modificar/Eiminar datos de Clientes Individuales
Para encontrar un Grupo en la lista, el usuario puede utilizar el rasgo de "Buscar por Nombre". Ingrese el nombre completo del grupo (si se conoce) o algunas letras de él en el campo proveído para ese fin. La búsqueda será exitosa para el nombre en particular o para los nombres que inicien con las letras indicadas.
Por Favor note: No es posible eliminar un grupo que haya pagado honorarios de registro o inscripción!!! Usted sólo puede terminar el registro o inscripción del grupo en la página de "Otros Detalles". El grupo no será considerado como un cliente actual (activo) en los reportes y el usuario no estará habilitado para ingresar una solicitud de préstamo para él después del final de la incripción.